Panduan Migrasi Sensus BMN 2014

APLIKASI TERKAIT MIGRASI

Aplikasi Sensus BMN Satker (sk13)

Aplikasi Sensus BMN Tingkat Atas (sk13 atas)

Aplikasi SIMAK BMN (Current Data)

Aplikasi Migrasi Sensus

Aplikasi Pendukung

“Pengguna barang melakukan inventarisasi Barang Milik Negara/Daerah sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun”. (Pasal 69 ayat (1) PP. No.6 Tahun 2006)

a. Aplikasi Sensus BMN Satker (sk13)

Aplikasi ini merupakan alat bantu yang digunakan oleh seluruh satuan kerja dalam melaksanakan kegiatan sensus BMN tahun buku 2012. Untuk keseragaman, pastikan Satker telah menggunakan versi sk13 terupdate, yaitu versi Juni 2014. Untuk mengetahui bahwa sk13 yang terpasang adalah versi Juni 2014 adalah adanya pilihan Cetak Kertas Kerja pada menu Output seperti berikut:

b. Aplikasi Sensus BMN Tingkat Atas (sk13 atas)

Merupakan aplikasi konsolidasi yang digunakan untuk menyusun laporan hasil sensus pada tingkat Kantor Wilayah, Eselon I, serta Tingkat Kementerian. Aplikasi ini juga digunakan sebagai alat kontrol atas aplikasi sensus tingkat Satker pada saat pelaksanaan Migrasi. Untuk tutorial penggunaan aplikasi ini dapat dilihat pada modul Aplikasi Sensus BMN Tingkat Atas.

c. Aplikasi SIMAK BMN (Current Data)

Ketika pelaksanaan migrasi, data SIMAK-BMN yang terpasang pada komputer harus merupakan current data. Artinya bahwa apliaksi SIMAK BMN yang terpasang pada komputer Satker merupakan data tahun berjalan yang terupdate sampai dengan ketika pelaksanaan migrasi. Sebelum melakukan proses migrasi hal ini harus dipastikan terlebih dahulu.

d. Aplikasi Migrasi Sensus

Aplikasi Migrasi Sensus merupakan alat bantu yang digunakan dalm proses pelaksanaan migrasi ini. Sehingga proses migrasi dilakukan by system, bukan secara manual. Hal ini dilakukan untuk mempermudah Satker serta untuk memberikan keterangan tambahan pada transaksi terkait migrasi dalam aplikasi SIMAK BMN. Panduan penggunaan aplikasi migrasi dapat dilihat pada modul Aplikasi Migrasi Sensus BMN.

e. Aplikasi Pendukung

Dalam proses pelaksanaan migrasi ini, diperlukan beberapa aplikasi pendukung antara lain adalah Aplikasi Konversi file pdf. Aplikasi ini digunakan antara lain untuk mencetak dokumen laporan dari aplikasi sensus dan SIMAK menjadi file dokumen pdf.

PANDUAN PELAKSANAAN MIGRASI

ü Persiapan Kegiatan

ü Verifikasi Data Sensus

ü Pelaksanaan Migrasi sensus

ü Verifikasi Data Migrasi

ü Penginputan Barang Berlebih

ü Lembar Monitoring dan Lembar Rekonsiliasi BMN Tidak Ditemukan

ü Output Pelaksanaan Migrasi

“Pengguna Barang melakukan inventarisasi BMN yang berada dalam penguasaannya melalui pelaksanaan sensus barang sekurangkurangnya sekali dalam 5 (lima) tahun.” (Pasal 16 ayat (1) PMK 120 Tahun 2007

a. Persiapan Kegiatan

Melakukan backup data SIMAK BMN

Melakukan backup aplikasi Sensus BMN (copy folder SK13)

Melakukan update Aplikasi Sensus BMN Satker (sk13) versi Juni 2014

Melakukan instalasi Aplikasi Sensus BMN Tingkat Atas (sk13 atas)

Melakukan update aplikasi SIMAK BMN satker versi april 2014

Mengingatkan Satker agar aplikasi SIMAK BMN yang ada di laptop merupakan data SIMAK yang terbaru/paling update (Current Data)

Mengingatkan Satker agar data dalam aplikasi sensus BMN di laptop merupakan data terakhir (data yang sama dengan laporan final)

Memastikan semua aplikasi diinstal sesuai default (di drive c:)

Memastikan satker bisa mencetak ke dalam file pdf (dengan instal do pdf)

Memastikan satker membawa LHS yang telah ditandatangani

Memastikan satker membawa surat keterangan terkait normalisasi BMN (jika ada normalisasi)

b. Verifikasi Data Sensus

Memastikan Data Audited 2012 yang digunakan saat sensus sudah benar.

- Dengan cara membandingkan data pada Kertas Kerja Monitoring Sensus BMN (sudah dikirim ke seluruh Unit Eselon I) dengan data sensus Satker (Laporan Hasil Sensus) dan menu cetak validasi pada aplikasi sensus satker, kemudian dituangkan dalam Lembar Monitoring Migrasi.

- Jika ada perbedaan antara nilai audited tahun buku 2012 dibandingkan dengan data pada aplikasi sensus maka dituangkan dalam kolom keterangan pada BA Monitoring Migrasi (diisi sesuai petunjuk pengisian).

- Meskipun terdapat perbedaan data audited 2012, migrasi tetap dilakukan.

Memastikan Laporan Hasil Sensus pada aplikasi sensus tingkat satker sudah sama dengan Laporan Hasil Sensus pada aplikasi sensus tingkat atas, serta membandingkan data LHS tersebut dengan data DBHS pada aplikasi sensus tingkat atas, kemudian dituangkan dalam lembar Monitoring Migrasi.

- Apabila data LHS tingkat bawah dan LHS tingkat atas tidak sama, ditelusuri dimana perbedaan atas laporan tersebut.

- Jika hasil penelusuran tidak berhasil, maka data yang digunakan adalah data LHS tingkat satker.

Mencetak transaksi perubahan kondisi (203) dan transaksi penghentian penggunaan (401) yang ada pada tahun berjalan (Login tahun anggaran 2014 pada SIMAK).

- Perlu menjadi perhatian khusus dikarenakan kelemahan dari aplikasi migrasi yang masih menimpa data perubahan kondisi terupdate pada SIMAK BMN.

- Untuk mencetak daftar transaksi perubahan kondisi ini adalah melalui menu Transaksi BMN >>Perubahan Kondisi>>Cetak (dengan rentang waktu 01/01/2014 s.d. 31/12/2014). Sedangkan untuk mencetak daftar transaksi penghentian adalah dengan menu Transaksi BMN >> Penghentian BMN dari Penggunaan>>Cetak (dengan rentang waktu 01/01/2014 s.d. 31/12/2014).

Mencetak ke dalam file pdf data Pengelolaan BMN dari aplikasi SIMAK BMN untuk pengisian lembar rekon barang tidak ditemukan (semua transaksi terkait penghapusan BMN (transaksi 3xx)).

Transaksi Normalisasi (209, 299).

Memastikan jika BMN ternormalisasi secara fisik masih ada, harus dicatat sebagai saldo awal (Jika waktu memungkinkan).

c. Pelaksanaan Migrasi Sensus

Setup Aplikasi Migrasi Sensus

- Pastikan aplikasi sensus, aplikasi SIMAK, dan aplikasi Migrasi telah terpasang dan siap digunakan.

- Untuk kelancaran proses migrasi, dihimbau agar aplikasi terkait migrasi terpasang pada direktori yang sama (default ada di direktori :/C).

Pelaksanaan Migrasi Sensus BMN

- Pastikan aplikasi sensus dan aplikasi SIMAK tidak sedang running/terbuka.

- Menu dalam aplikasi migrasi harus dijalankan secara berurutan, sehingga tidak ada tahapan yang terlewat.

- Tanggal buku transaksi migrasi adalah:

a. Jika tidak ada transaksi pada tahun 2014, maka default tanggal buku transaksi migrasi adalah tanggal 27/06/2014.

b. Jika pada aplikasi SIMAK terdapat transaksi berjalan tahun 2014, maka tanggal pembukuan adalah satu hari setelah tanggal terakhir pembukuan di SIMAK.

Pengisian dasar koreksi adalah dengan preferensi sbb:

- Dasar koreksi dan tanggal koreksi adalah berdasarkan dokumen Surat Penetapan Hasil Sensus Satker yang telah ditandatangani.

- Jika dokumen poin (a) tidak ada atau ada tapi tidak ada nomor, maka dasar koreksi diisi “Lap Hsl Sensus” dengan tanggal koreksi adalah tanggal cetak LHS yg telah ditandatangani.

Menu update data sensus digunakan untuk mensinkronkan antara data sensus dengan data SIMAK (Current Data).

Terhadap Satker yang mempunyai transaksi perubahan kondisi tahun berjalan 2014 maka lakukan hal-hal sbb:

- Proses pelaksanaan migrasi tetap dilakukan secara normal.

- Setelah migrasi dilakukan, masuk pada aplikasi SIMAK kemudian hapus transaksi 203 hasil migrasi terkait BMN yang kondisinya lebih update.

Untuk Update DBR/DBL, perlu diingatkan ke satker apakah proses update ini perlu dilakukan atau tidak. Mengingat proses updating DBR/DBL ini akan otomatis menimpa data DBR/DBL di SIMAK BMN. Terkait dengan updating DBR/DBL perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

- DBR baru yang dibuat pada aplikasi sensus BMN harus diinput terlebih dahulu pada aplikasi SIMAK BMN yakni pada menu Tabel Referensi >> Tabel Ruangan.

d. Penginputan Barang Berlebih ke Dalam SIMAK BMN

Sebelum proses penginputan barang berlebih (dengan menu saldo awal/transaksi 100) perlu diperhatikan hal-hal sbb:

- Satuan Kerja harus meyakini bahwa memang barang tersebut adalah BMN berlebih

- Dilakukan cross check dengan barang tidak ditemukan, untuk mengantisipasi kesalahan klasifikasi.

- Sebaiknya satker mempunyai dokumen perolehan atas barang berlebih tersebut.

- Jika dokumen perolehan tidak lengkap/tidak diketahui, nilai BMN dan tahun perolehan nya diajukan penilaian ke DJKN.

Jika Satker belum yakin terkait barang berlebih, maka Satker perlu melakukan penelusuran ulang. Penginputan BMN berlebih ke dalam SIMAK BMN dapat dilakukan setelah Satker meyakini bahwa BMN tersebut merupakan barang berlebih. Selama periode barang berlebih belum dicatat, keberadaannya cukup diungkapkan dalam CAL-BMN.

e. Verifikasi Data Migrasi

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses migrasi telah berhasil dilakukan tanpa merusak data pada aplikasi SIMAK BMN. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain:

- Cek laporan kondisi barang pasca migrasi → untuk memastikan bahwa proses migrasi tidak menimbulkan data tidak wajar (e.g. minus, kode kondisi tidak wajar, dsb.) pada Laporan Kondisi Barang.

- Cek laporan barang → untuk melihat mutasi barang terkait adanya proses migrasi khususnya terkait Barang Tidak Ditemukan dan Barang Berlebih.

- Cek laporan penyusutan → untuk memastikan bahwa proses migrasi terkait barang tidak ditemukan yang dihentikan penggunaan tidak menimbulkan nilai buku negatif pada laporan penyusutan.

- Cek transaksi perubahan kondisi (203) hasil migrasi → selain untuk memastikan bahwa transaksi 203 hasil migrasi telah terinput, juga untuk mengupdate data kondisi BMN. Register Transaksi Harian (RTH) perubahan kondisi ini harus dicetak sebagai lampiran BA Monitoring Migrasi.

- Cek transaksi penghentian penggunaan (401) hasil migrasi → transaksi ini merupakan tindak lanjut dari barang tidak ditemukan. Register Transaksi Harian (RTH) penghentian penggunaan harus dicetak sebagai lampiran BA Monitoring Migrasi. Langkah cetak RTH penghentian penggunaan ini adalah melalui menu Transaksi BMN >>Penghentian BMN dari Penggunaan>>Cetak (dengan rentang waktu 01/01/2014 s.d. 31//12/2014).

- Mengisi BA Monitoring Migrasi serta Lembar Rekonsiliasi Barang Tidak Ditemukan sesuai dengan petunjuk pengisian.

f. Lembar Monitoring dan Lembar Rekonsiliasi BMN Tidak Ditemukan

Lembar monitoring Migrasi merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa telah dilaksanakan proses migrasi oleh Satuan Kerja dengan sepengetahuan Biro Perlengkapan. Sedangkan Lembar Rekonsiliasi BMN Tidak Ditemukan bertujuan untuk mengetahui rincian BMN Tidak Ditemukan. Lembar ini hanya dibuat oleh Satker yang memiliki Daftar BMN tidak ditemukan. Pengisian form ini sesuai dengan petunjuk pengisian.

g. Output Pelaksanaan Migrasi