Direktorat Jenderal
Perbendaharaan (DJPb) memiliki kantor vertikal yang tersebar di seluruh
Indonesia yaitu Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). Guna mewujudkan
misi DJPb “Mendukung
kinerja pelaksanaan anggaran yang tepat waktu, efektif, dan akuntabel”, KPPN
memiliki fungsi untuk melakukan:
1. pengujian terhadap surat perintah pembayaran
berdasarkan peraturan perundang-undangan;
2. penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
dari kas negara atas nama Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara.
Kedua Fungsi tersebut berkaitan langsung
dalam pelaksanaan anggaran pada Satuan Kerja (satker) yang mempunyai pagu anggaran
APBN dalam pelaksanaan kegiatannya. Satker dapat mengajukan tagihan terhadap
pengeluaran belanja termasuk salah satunya adalah pengeluaran belanja dari
kontrak pengadaan.
Satker yang menggunakan pagu
anggaran untuk kontrak pengadaan harus terlebih dahulu menyampaikan pendaftaran
data kontrak ke KPPN. Berdasarkan PMK nomor 190/PMK.05/2012 pasal 36 ayat (1) disebutkan
bahwa Data
perjanjian/kontrak disampaikan kepada KPPN paling lambat 5 (lima) hari kerja
setelah ditandatanganinya perjanjian/kontrak untuk dicatatkan ke dalam Kartu
Pengawasan Kontrak KPPN. Pada pelaksanaannya, masih terdapat satker yang
mengalami keterlambatan dalam penyampaian pendaftaran data kontrak ke KPPN. Adapun
konsekuensi atas keterlambatan tersebut, satker harus menyampaikan surat
permohonan dispensasi keterlambatan pendaftaran data kontrak ke KPPN. Setelah
mendapatkan surat persetujuan dispensasi dari kepala KPPN, satker dapat
menyampaikan pendaftaran data kontrak tersebut.
Kontrak
Pengadaan dan Penginputannya dalam Aplikasi
Kontrak pengadaan dapat
dilakukan untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, maupun
pengadaan jasa lainnya. Adapun kriteria pengadaan yang harus menggunakan Surat
Perjanjian Kontrak (SPK) dan Surat Perjanjian berdasarkan Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tanggal tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah adalah sebagai berikut:
- SPK digunakan untuk Pengadaan Jasa
Konsultansi dengan nilai paling banyak Rp100.000.000,00, Pengadaan Barang/Jasa
Lainnya dengan nilai paling sedikit di atas Rp50.000.000,00 sampai dengan nilai
paling banyak Rp200.000.000,00 dan Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dengan nilai
paling banyak Rp200.000.000,00 (Pasal 28 ayat 4)
- Surat perjanjian digunakan untuk Pengadaan
Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai paling sedikit di atas
Rp200.000.000,00 dan untuk Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai paling
sedikit diatas Rp100.000.000,00 (Pasal 28 ayat 5)
Kegiatan dengan SPK dan Surat Perjanjian
inilah yang selanjutnya harus diinputkan menggunakan data kontrak pada aplikasi
Sistem Aplikasi Satker (SAS) ataupun Sistem Aplikasi Tingkat Instansi (SAKTI).
Kewenangan
penginputan data kontrak berada pada level user Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
PPK satker harus menginputkan data kontrak ke aplikasi SAS/SAKTI setelah
SPK/Surat Perjanjian ditandatangani oleh PPK dan pihak penyedia barang/jasa.
Adapun data kontrak sesuai PMK 190/2012 pasal 35 ayat 2 paling kurang meliputi
data sebagai berikut:
- nama dan kode Satker serta uraian fungsi/subfungsi, program, kegiatan, output, dan akun yang digunakan.
- nomor Surat Pengesahan dan tanggal DIPA
- nomor, tanggal, dan nilai perjanjian/kontrak yang telah dibuat oleh Satker
- uraian pekerjaan yang diperjanjikan
- data penyedia barang/jasa yang tercantum dalam perjanjian/kontrak (nama rekanan, alamat rekanan, NPWP,
nama bank, nama, dan nomor rekening penerima)
- jangka waktu, tanggal penyelesaian pekerjaan, masa
pemeliharaan apabila dipersyaratkan;
- ketentuan sanksi apabila terjadi wanprestasi;
- addendum perjanjian/kontrak apabila terdapat perubahan data pada perjanjian/kontrak
- cara pembayaran dan rencana pelaksanaan pembayaran.
Setelah dilakukan penginputan secara lengkap
dan benar, satker dapat menyampaikan ke KPPN secara langsung ataupun melalui
email paling lambat 5 (hari) kerja sejak SPK/Surat Perjanjian ditandatangani.
Penyebab
Keterlambatan Penyampaian Pendaftaran Data Kontrak
Dalam pelaksanaannya,masih
ada satker yang mengalami keterlambatan dalam penyampaian pendaftaran data
kontrak ke KPPN. Berdasarkan pengamatan penulis, terdapat 2 (dua) penyebab utama
keterlambatan tersebut yaitu Dokumen kontrak pengadaan terlambat diinputkan
dalam aplikasi dan Data kontrak disampaikan di hari terakhir batas waktu penyampaian.
Selanjutnya, penulis akan membahas secara rinci masing-masing penyebab utama
tersebut
1. Dokumen kontrak pengadaan terlambat diinputkan
dalam aplikasi
Satker mempunyai kewajiban
untuk menginputkan data kontrak ke aplikasi SAS/SAKTI setelah proses pengadaan barang/jasa
selesai dan SPK/Surat Perjanjian telah ditandatangani. Penginputan data kontrak
tersebut akan membentuk ADK Data kontrak yang nantinya disampaikan ke KPPN
paling lambat 5 (lima) hari kerja dengan dilampiri Kartu Pengawasan Kontrak.
Satker yang tertib dalam penginputan aplikasi tentu dapat menyampaikan
pendaftaran kontrak tepat waktu. Akan tetapi, satker yang lambat dalam penginputan
aplikasi dapat menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian pendaftaran data
kontrak ke KPPN.
Penyebab lambatnya
penginputan ke aplikasi salah satunya adalah data kontrak yang diperlukan untuk
penginputan aplikasi masih belum lengkap. Seperti penjelasan sebelumnya, kewenangan
penginputan data kontrak berada pada level user Pejabat PPK. Akan tetapi pada
pelaksanaannya tidak sedikit PPK yang dibantu Operator SAS/SAKTI dalam
penginputan data kontrak ke aplikasi. Apabila hal ini dikoordinasikan dengan
baik, keterlambatan penyampaian data kontrak tidak akan terjadi. Data kontrak
yang diperoleh dari Dokumen Kontrak Penyedia barang/jasa harus segera
dikompilasi sesuai keperluan data penginputan SAS/SAKTI. PPK seharusnya
memberikan data kontrak ke operator SAS/SAKTI sesegera mungkin setelah
dilakukan penandatanganan SPK/Surat Perjanjian. Hal ini dimaksudkan agar
operator SAS/SAKTI memiliki waktu lebih untuk melanjutkan proses penginputan
hingga penyampaian ke KPPN. Demikian halnya ketika PPK tidak dibantu operator
SAS/SAKTI, PPK harus mampu mengatur waktu pendaftaran data kontrak agar tidak
terlambat disampaikan ke KPPN. Intinya terletak pada penyimpanan dokumen
kontrak pengadaan. Satker yang rapi dan teratur dalam penyimpanan dokumen dapat
lebih mudah dalam memperoleh data untuk keperluan penginputan data kontrak ke SAS/SAKTI.
2. Data kontrak disampaikan di hari terakhir
batas waktu penyampaian
Penyebab kedua terjadinya
keterlambatan pendaftaran data kontrak adalah satker menyampaikan pendaftaran
data kontrak tepat di hari terakhir batas waktu penyampaian dan saat diproses
di KPPN terdapat kesalahan dalam penginputan data kontrak pada aplikasi SAS/SAKTI.
Hal tersebut menjadi sorotan utama bagi Front
Office Pencairan Dana (FO PD) ketika satker menyampaikan pendaftaran data
kontrak ke KPPN. Bentuk antisipasi yang dapat dilakukan FO PD salah satunya
yaitu satker yang datang di hari terakhir batas waktu penyampaian diminta untuk
menunggu sampai pendaftaran data kontrak berhasil diproses hingga kepala seksi
Pencairan Dana. Saat pendaftaran data kontrak berhasil disetujui Kepala Seksi
Pencairan Dana, satker dapat terselamatkan dari keterlambatan penyampaian. Akan
tetapi, apabila diidentifikasi terdapat kesalahan, satker diminta untuk segera
memperbaiki data kontrak hari itu juga. Satker yang cekatan dalam memperbaiki
data kontrak dapat menyelesaikannya tepat waktu. Akan tetapi, satker yang
lambat dalam memperbaiki data kontrak dapat menyebabkan tidak terselesaikan
hari itu juga sehingga terjadi keterlambatan penyampaian pendaftaran data
kontrak.
Adapun bentuk kesalahan yang
sering muncul dalam pendaftaran data kontrak antara lain yaitu tanggal
pembayaran lebih awal daripada tanggal kontrak, kesalahan penginputan data supplier, kesalahan penginputan uang muka
dan retensi, serta kesalahan penginputan pagu anggaran dalam kontrak.
Kesalahan-kesalahan tersebut sebenarnya dapat diselesaikan dengan cepat apabila
PPK ataupun operator SAS/SAKTI segera memperbaikinya. Yang menjadi kendala
adalah saat diketahui ada perbaikan data kontrak, PPK atau operator SAS/SAKTI
tidak berada di kantor. Pendaftaran data kontrak yang seharusnya sudah
terselesaikan menjadi terhambat menunggu PPK atau operator SAS/SAKTI tiba di
kantor. Oleh karena itu, PPK ataupun operator SAS/SAKTi sebaiknya menyelesaikan
terlebih dahulu pendaftaran data kontrak sebelum meninggalkan kantor. Apabila
kondisi terpaksa dan tidak memungkinkan, satker dapat mengajukan surat
permohonan dispensasi keterlambatan penyampaian pendaftaran data kontrak ke
KPPN.
Keterlambatan tersebut
sebenarnya dapat dicegah dengan membudayakan satker agar menyampaikan
pendaftaran data kontrak di hari ketiga setelah penandatanganan kontrak atau
dua hari sebelum batas akhir penyampaian. Hal ini dapat memberikan waktu lebih
kepada satker untuk memperbaiki data kontrak apabila terjadi kesalahan
penginputan. Selain itu, satker juga dapat menggunakan email sebagai sarana
pengiriman ADK Kontrak agar pihak KPPN dapat memeriksa terlebih dahulu
kebenaran dan ketepatan penginputan data kontrak. Satker yang mengalami
kesulitan dalam penginputan data kontrak dapat dibantu secara langsung di KPPN
dengan membawa laptop satker yang digunakan untuk proses penginputan.
Sebagai rekomendasi
tambahan, satker juga diharapkan membudayakan “Ask for Solution” dalam setiap permasalahan yang terjadi. Selain
itu, KPPN juga dapat menindaklanjuti “Ask
for Solution” satker dengan menyusun kompilasi Q & A (Question &
Answer) ke dalam buku saku. Permasalahan-permasalahan yang terdapat dalam buku
saku Q & A dapat disebarluaskan ke satker lain agar satker lain juga
memperoleh solusi atas permasalahan yang muncul. Tidak harus dicetak hardcopy,
buku saku Q & A dapat disusun menjadi e-book
ataupun semacamnya yang dapat disebarluaskan melalui jaringan internet.
(Ditulis dalam rangka penugasan Diklat Rekruitment Treasury Management Representation tahun 2018)
0 komentar