Observasi SPAN di KPPN Bogor

OBSERVASI PENERAPAN SISTEM PERBENDAHARAAN DAN

ANGGARAN NEGARA (SPAN) PADA KANTOR PELAYANAN

PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) BOGOR

Oleh: Nuris Dian Syah

Observasi Penerapan SPAN di KPPN merupakan salah satu dari rangkaian kegiatan Diklat Dasar Tingkat II Perbendaharaan yang diikuti oleh Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) baru di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Negara (DJPB). Kegiatan Observasi untuk angkatan I dilaksanakan di KPPN Bogor yang bertempat di Jalan Ir. H. Juanda No.62, Bogor. Berikut ini hasil laporan yang dapat penulis sampaikan terkait hasil observasi yang telah dilaksanakan pada tanggal 20 Maret 2014.

A.    Struktur Organisasi

Struktur Organisasi KPPN Bogor adalah sebagai berikut

 

B.     Tugas dan Fungsi / Business Proses KPPN

Dalam mengemban visi dan misi Ditjen Perbendaharaan, Sesuai Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No.101/PMK.01/2008 sebagaimana telah diubah dengan PMK No.169/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan, KPPN Bogor mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut.

Tugas Pokok

Melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendaharawan umum, penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Fungsi

Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Cilacap menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut :

1.      Pengujian terhadap dokumen Surat Perintah Membayar (SPM) berdasarkan peraturan yang berlaku.

2.      Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas nama Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara.

3.      Penyaluran Pembiayaan atas APBN.

4.      Penilaian dan Pengesahan terhadap penggunaan uang yang telah disalurkan.

5.      Penatausahaan penerimaan dan pengeluaran negara melalui dan dari Kas Negara.

6.      Pengiriman dan penerimaan kiriman uang.

7.      Penyusunan laporan pelaksanaan APBN.

8.      Penyusunan laporan realisasi pembiayaan yang berasal dari Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (PHLN).

9.      Penyelenggaraan verifikasi transaksi keuangan dan akuntansi.

10.  Pembuatan tanggapan dan penyelesaian temuan hasil pemeriksaan.

11.  Pelaksanaan kehumasan.

12.  Pelaksanaan administrasi KPPN

C.    Business Proses SPAN

1.      Seksi Pencairan Dana

Pasca penerapan proses bisnis baru akan mempunyai tugas melayani satuan kerja mulai dari proses pendaftaran tagihan sampai dengan pembayaran yang meliputi :  pengujian resume tagihan dan SPM, penerbitan SPPT (Surat Persetujuan Pembayaran Tagihan), penerbitan Surat Pengesahan Pendapatan dan Belanja (Badan Layanan Umum) BLU, pengelolaan data kontrak, data suplier, dan belanja pegawai satker, serta monitoring dan evaluasipenyerapananggaran satker.

2.      Seksi Bank

Seksi Bank mempunyai tugas melakukan penyelesaian transaksi pencairan dana dengan penerbitan SP2D atas tagihan yang telah jatuh tempo sesuai SPPT yang telah diterbitkan oleh seksi Pencairan Dana, melaksanakan fungsi Manajemen Kas, pengelolaan rekening Kuasa BUN dan Bendahara serta penatausahaan pengembalian Pendapatan/Penerimaan Negara.

3.      Seksi Verifikasi dan Akuntansi

Seksi Verifikasi dan Akuntansi mempunyai tugasuntuk melakukanrekonsiliasi laporan akuntansi, penyusunan Laporan Keuangan tingkat Kuasa BUN, realisasi dan analisis kinerja anggaran serta analisis data statistik laporan keuangan regional.

4.      Seksi Manajemen Satuan Kerja dan Kepatuhan Internal

Seksi Manajemen Satuan Kerja dan Kepatuhan Internal akan mempunyai tugas melakukan pembinaan dan bimbingan teknis pengelolaan perbendaharaan, fungsicustomer service, supervisi teknisSPAN dan helpdeskSAKTI, pemantauan standar kualitas layanan KPPN, penyediaan layanan perbendaharaan, manajemen risiko, kepatuhan dan pengendalian internal serta pemantauan kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin.

5.      Subbagian Umum

Subbagian Umum sebagai supporting unit pada prinsipnya tugas pokok dan fungsinya tidak banyak berubah bila dibandingkan dengan tugas pokok dan fungsinya saat ini.Subbagian Umum KPPN mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukanpengelolaan organisasi, kinerja, SDM, dan keuangan, manajemen risiko, pengendalian internal serta tata usaha, rumah tangga dan kehumasan. 

D.    Pembahasan Hasil Observasi

Hasil Observasi yang telah dilakukan di KPPN Bogor memberikan gambaran secara langsung terkait alur/proses pengajuan tagihan dan rekonsiliasi satuan kerja (satker). Berikut ini hasil observasi yang dapat penulis susun dalam bentuk laporan narasi alur/proses pengajuan tagihan dan rekonsiliasi satker pada masa transisi penerapan SPAN di KPPN Bogor.

1.      Alur/Proses pengajuan Tagihan pada Front Office Pencairan Dana (FO PD)

Pada masa transisi penerapan SPAN di KPPN, Bagian FO PD terdapat dua bagian tugas yaitu FO PD yang bertugas untuk melakukan Konversi (FO PD Konversi) dan FO PD yang bertugas untuk melakukan validasi (FO PD Konversi). FO PD Konversi menjadi penjembatan sementara hingga diterapkannya aplikasi SAKTI di masing-masing satker. Tugas utama FO PD Konversi yaitu mengunggah ADK hasil konversi ke dalam FTP sehingga data tersebut dapat diproses di bagian validasi.

Adapun alur/proses pengajuan tagihan hingga pengunggahan ADK berdasarkan hasil observasi dapat diilustrasikan sebagai berikut. Pertama, Satker menyerahkan dokumen berupa SPM dan ADK SPM beserta dokumen pendukung ke FO PD Konversi. Setelah itu, FO PD Konversi memeriksa kebenaran Kartu Identitas Pengantar SPM (KIPS), Barcode SPM, Pin PPSPM, Spesimen tanda tangan, dan kesesuaian SPM beserta Dokumen Pendukung terhadap peraturan yang berlaku. Selanjutnya, FO PD Konversi melakukan konversi ADK SPM dan mengunggah ADK hasil konversi ke dalam FTP. Kemudian diterbitkanlah Tanda Terima Hasil Konversi sebagai lampiran untuk proses berikutnya.

Beberapa data yang perlu diperhatikan pada lembar Tanda Terima Hasil Konversi antara lain yaitu data file PMRT yang menunjukkan file resume tagihan dan file BCSR yang menunjukkan file supplier terdaftar. File PMRT akan dijadikan dasar proses selanjutnya untuk pengajuan tagihan. Berdasarkan informasi yang disampaikan ibu dede selaku pendamping Observasi Pencairan Dana, Apabila data supplier pada lembar Tanda Terima Hasil Konversi ADK menyatakan bahwa supplier belum terdaftar maka harus dilakukan proses pendaftaran data supplier terlebih dahulu. Setelah itu baru dilanjutkan dengan proses validasi tagihan.

Dokumen satker yang digunakan sebagai bahan observasi di KPPN Bogor berasal dari satker Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (Pusdiklat BPKP). Setelah dilakukan konversi, lembar Tanda Terima Hasil Konversi ADK untuk dokumen Pusdiklat BPKP menunjukkan bahwa data supplier telah terdaftar sehingga dokumen dapat langsung dilanjutkan pada proses validasi di FO PD bagian validasi.

Proses selanjutnya berada di FO PD Validasi setelah diterimanya SPM, dokumen pendukung, dan Tanda Terima Hasil Konversi ADK. FO PD Validasi mengunduh dan mengekstrak ADK hasil konversi dari FTP. Kemudian membuka Aplikasi SPAN untuk mengunggah data resume tagihan dan dilanjutkan dengan proses validasi melalui sistem. Setelah dilakukan penelitian atas kesesuaian input data supplier sesuai peraturan yang berlaku, FO PD Validasi memberikan persetujuan awal dan meneruskan proses ke bagian Review.

2.      Proses review hingga diterbitkannya Surat Perintah Pembayaran Tagihan

Petugas bagian Review yang berada di Middle Office (MO) memeriksa notification invoice pada sistem dan memeriksa kebenaran data yang tercantum pada notification tersebut terhadap dokumen yang disampaikan oleh satker. Selanjutnya petugas memberikan persetujuan dan melanjutkan proses ke kepala seksi Pencairan Dana (Kasie PD). Apabila pada proses review ditemukan kesalahan ataupun informasi penting, maka petugas review dapat mencantumkan informasi tersebut dalam catatan.

Selanjutnya, Kasie PD melakukan review ulang terhadap pendaftaran supplier yang dikirimkan dari petugas review. Kasie memiliki kewenangan untuk memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran supplier. Jika terjadi penolakan maka penolakan tersebut disampaikan kepada satker melalui bagian umum. Jika pendaftaran supplier tersebut disetujui maka akan diproses kembali di bagian MO untuk dilakukan penerbitan Surat Perintah Pembayaran Tagihan (SPPT). SPPT ini terdiri dari 3 lembar. Lembar pertama untuk seksi Bank, lembar kedua untuk satker yang disampaikan melalui FO seksi Umum, dan lembar kedua sebagai pertinggal seksi PD.

3.      Permintaan Proses Pembayaran pada Seksi Bank

Proses berikutnya berada pada seksi bank. Seksi Bank menerima SPPT dari seksi PD dilanjutkan dengan mencetak daftar tagihan disetujui per tanggal jatuh tempo dan daftar tagihan disetujui per tanggal jatuh tempo per bank sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Adapun alur singkat proses pembuatan daftar tagihan per tanggal jatuh tempo adalah sebagai berikut. Pertama, masuk aplikasi SPAN pilih menu PM_Pembuatan_SP2D, pilih Other à Request à Run à Fungsi à Invoice. Kemudian masukkan nama permintaan laporan dan data yang dibutuhkan. Setelah itu lihat data yang akan diproses dilanjutkan dengan klik lihat keluaran. Maka muncul laporan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo. Lalu cetak daftar tersebut.

Untuk proses pembuatan daftar tagihan per tanggal jatuh tempo per Bank, Proses sama dengan proses yang telah dijelaskan sebelumnya. Perbedaannya hanya pada pengisian data yang dibutuhkan. Untuk daftar tagihan per tanggal jatuh tempo, data yang dimasukkan yaitu data tanggal jatuh tempo. Sedangkan untuk daftar tagihan per tanggal jatuh tempo per Bank, data yang dimasukkan yaitu data Tanggal Jatuh Tempo dan Nama Bank Operasional.

Proses Selanjutnya yaitu Permintaan Proses Pembayaran.  Adapun alur singkat proses Permintaan Proses Pembayaran adalah sebagai berikut. Pertama, masuk aplikasi SPAN pilih menu PM_Pembuatan SP2D, pilih Payment à Entry à Payment Proses Request à Pilih Pembayaran Terjadwal. Proses dan input data yang dibutuhkan. Kemudian Kirim data tersebut ke kepala seksi Bank melalui sistem aplikasi yang tersedia.

4.      Alur/Proses Rekonsiliasi pada Seksi Vera

            Setelah melakukan observasi terkait alur/proses pencairan dana, observasi dilanjutkan dengan pengamatan terkait alur/proses rekonsiliasi pada seksi vera. Satker YONARMED 5 DAM III/SLW menjadi uji observasi rekonsiliasi di KPPN Bogor. Satker dengan kode satker 344227 ini telah melakukan rekonsiliasi untuk bulan Februari. Saat dilakukan rekonsiliasi melalui aplikasi vera pada sistem existing, ternyata ada data yang menunjukkan data yang tidak sama. Berdasarkan penjelasan dari bu Sri Mulyani selaku pendamping observasi di bagian Vera, data tidak sama terjadi akibat adanya sebagian data yang harus dimasukkan pada SPAN. Perlu diketahui bahwa KPPN Bogor mulai menerapkan SPAN sejak tanggal 3 Februari 2014. Sehingga data yang masuk sebelum tanggal 3 Februari masih menggunakan sistem existing sedangkan setelah tanggal 3 Februari data yang masuk harus diproses menggunakan SPAN. Ibu Sri Mulyani juga menambahkan bahwa pengambilan data satker untuk SPAN tidak lagi menggunakan Flashdisk tetapi sudah menggunakan FTP yang langsung terkoneksi jaringan. Laporan Observasi ini lebih difokuskan pada penerapan SPAN sehingga proses rekonsiliasi secara existing tidak perlu dibahas lebih mendalam. Penerapan SPAN untuk rekonsiliasi dilakukan dengan menggunakan aplikasi konversi. Petugas FO Vera melakukan upload data ADK rekonsiliasi. Setelah itu muncul Tanda Terima Hasil Konversi. Lalu cetak lembar “Daftar ADK Rekonsiliasi yang Diupload”. Proses selanjutnya dilakukan di MO Vera dengan menggunakan Aplikasi Oracle. Pilih menu GL Vera User dan masuk submenu Rekonsiliasi Eksternal. Kemudian ambil data melalui FTP dan lengkapi data untuk keperluan rekonsiliasi seperti kode KPPN, kode Satker, BA, Eselon I, BUN, PA dan BAR. Lalu upload data tersebut. Untuk melihat hasil rekonsiliasi bisa masuk ke menu view permintaan lalu klik temukan.

            Pembahasan hasil laporan observasi penerapan SPAN di KPPN ini cenderung fokus pada alur/proses pencairan dana dan rekonsiliasi. Diharapkan observasi yang telah dilakukan bisa menjadi bekal bagi CPNS baru DJPB yang akan memasuki dunia kerja yang sesungguhnya agar lebih siap dengan tugas yang akan diemban.

E.     Saran

Adapun saran yang dapat penulis sampaikan terkait penerapan SPAN di KPPN Bogor adalah sebagai berikut:

1.  Pegawai KPPN Bogor baik di bagian Front Office, Middle Office, ataupun Back Office diharapkan selalu meningkatkan koordinasi antarbagian untuk menjaga konsistensi target pelayanan maksimal 1 jam selesai.

2.   Evaluasi rutin internal KPPN untuk membahas permasalahan yang muncul selama pelaksanaan tugas KPPN dan membuat target jangka pendek internal KPPN untuk meningkatkan kualitas KPPN Bogor.

3.  Ketika menemukan permasalahan terkait penerapan SPAN diharapkan segera konfirmasi langsung ke pihak Direktorat Transformasi Perbendaharaan untuk menemukan pemecahan solusinya.

4.  Kendala koneksi jaringan internet yang kadang lambat diharapkan memperoleh perhatian lebih dari pengelola aplikasi/sistem karena koneksi menjadi bagian yang sangat krusial dalam memberikan pelayanan berbasis Teknologi Informasi. Jangan sampai menjadi penghambat dalam pelaksanaan kegiatan satker.

5.  Buku Modul SPAN diharapkan mampu memberikan pemahaman bagi User SPAN di daerah. Bahasa yang digunakan disesuaikan dengan tingkat pendidikan User SPAN.

6.   Walaupun pelayanan KPPN telah terkomputerisasi atau berbasis IT diharapkan kesadaran bagi pegawai untuk tetap memahami alur/proses perhitungan maupun keterkaitan antar dokumen agar pegawai mengetahui letak kesalahan input data saat terjadi Error Aplikasi/sistem. Tidak asal klik saja.

7.    Penentuan User SPAN diharapkan benar-benar diseleksi yang terbaik agar User SPAN tersebut dapat mengemban amanah sepenuhnya.

8.    Penambahan jumlah CSO di masing-masing KPPN dan penulis mengusulkan bahwa CSO ini dapat menjadi User SPAN sementara apabila User SPAN berhalangan hadir di kantor.