Perencanaan Kebutuhan BMN KPPN SBY 1 (Pembahasan - Alternatif Pemecahan Masalah)

 TINJAUAN ATAS PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG MILIK NEGARA PADA SATUAN KERJA KPPN SURABAYA I

 oleh :

NURIS DIAN SYAH

NPM : 093010003637

PEMBAHASAN

 

A.    Alternatif Pemecahan Masalah

      Berdasarkan hasil analisis yang telah penulis lakukan terhadap perencanaan kebutuhan BMN KPPN Surabaya I, terdapat beberapa pemecahan masalah yang dapat penulis usulkan.

1.  Meningkatkan koordinasi antar instansi pemerintah dan peran aktif dalam menerapkan peraturan.

      Berdasarkan pembahasan sebelumnya, KPPN Surabaya I masih belum menerapkan prosedur perencanaan kebutuhan BMN yang telah diamanahkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 226/PMK.06/2011. Menurut penulis, perlu adanya koordinasi antar instansi pemerintah yang berperan sebagai kuasa pengguna barang, pengguna barang, hingga pengelola barang agar dapat diperoleh kesamaan persepsi terhadap berbagai kebijakan dan ketentuan yang terkandung dalam PMK Nomor 226/PMK.06/2011.

      DJKN selaku pengelola barang hendaknya melakukan sosialisasi secara optimal yang ditujukan kepada pengguna barang ataupun kuasa pengguna barang. PMK Nomor 226/PMK.06/2011 dapat dikatakan masih baru muncul dan penerapannya masih belum dapat dilaksanakan secara sempurna oleh pengguna barang dan kuasa pengguna barang. Oleh karena itu, DJKN perlu melakukan tindakan nyata untuk memastikan bahwa seluruh pengguna barang dan kuasa pengguna barang telah memahami dan menerapkan ketentuan yang ada dalam PMK Nomor 226/PMK.06/2011. DJKN harus memiliki target jangka waktu penyampaian sosialisasi hingga seluruh instansi pengguna barang ataupun kuasa pengguna barang benar-benar dapat memahami dan menerapkan amanah yang terkandung dalam PMK Nomor 226/PMK.06/2011 terkait penyusunan rencana kebutuhan BMN.

      Pengguna barang dan kuasa pengguna barang sebaiknya lebih proaktif juga dalam mengikuti perkembangan peraturan yang berlaku di Indonesia. Hal ini sangat penting untuk dilaksanakan bagi setiap instansi pemerintah guna meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Kebijakan dan ketentuan yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan diterbitkan pemerintah dengan memperhatikan keperluan dan kondisi yang terjadi pada saat itu. PMK Nomor 226/PMK.06/2011 diterbitkan dengan maksud untuk mewujudkan efisiensi, efektivitas dan optimalisasi perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara yang mencerminkan kebutuhan riil Barang Milik Negara pada Kementerian/Lembaga yang nantinya dapat dijadikan sebagai pedoman dalam penyusunan dan persetujuan perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara tersebut. KPPN Surabaya I selaku kuasa pengguna barang dalam lingkup perbendaharaan negara seharusnya juga memberikan tanggapan positif dan lebih aktif dalam memperoleh informasi terkait kebijakan dan ketentuan penyusunan rencana kebutuhan BMN agar dapat meningkatkan sarana dan prasarana serta meningkatkan pelayanan kepada satket yang berada dalam naungannya. 

2.  Meningkatkan koordinasi internal KPPN Surabaya I dengan memanfaatkan pertemuan GKM (Gugus Kendali Mutu).

      Pemecahan masalah yang dapat penulis sampaikan terkait identifikasi kebutuhan BMN yang hanya melibatkan beberapa pegawai adalah KPPN Surabaya I mengadakan suatu pertemuan khusus untuk membahas penyusunan rencana kebutuhan BMN. Kepala sub bagian umum dapat berkoordinasi dengan kepala seksi yang ada di KPPN Surabaya I untuk mengarahkan pegawai lainnya agar bisa memberikan saran dan masukan dalam penyusunan rencana kebutuhan BMN. Pembahasan awal dapat dilakukan secara informal dalam lingkup internal tiap seksi KPPN Surabaya I. Sedangkan sub bagian umum yang lebih mengetahui kondisi ketersediaan BMN di KPPN Surabaya I menyusun rencana awal dari kebutuhan BMN dengan memperhatikan secara umum kebutuhan KPPN Surabaya I. Selanjutnya, KPPN Surabaya I dapat melakukan pertemuan khusus untuk membahas penyusunan rencana kebutuhan BMN. Pertemuan ini dapat dilakukan pada pertemuan rutin yang dilakukan oleh KPPN Surabaya I yaitu Gugus Kendali Mutu (GKM). Selama pelaksanaan praktek kerja lapangan, kegiatan GKM ini hanya membahas tentang sosialisasi terkait perundang-undangan terbaru dan membahas permasalahan internal KPPN Surabaya I. Menurut penulis, GKM ini juga dapat dimanfaatkan untuk melaksanakan beberapa kebijakan yang membutuhan koordinasi antar pegawai misalnya penyusunan rencana kebutuhan BMN, penyusunan RKA-K/L, dan penyusunan laporan pertanggungjawaban. Hal ini perlu dilakukan agar seluruh pegawai dapat mengemukakan pendapat terkait keperluan KPPN Surabaya I. Selain itu juga dapat digunakan sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas.

      Pembahasan penyusunan rencana kebutuhan BMN dalam pertemuan khusus dapat dimulai dari pemaparan sub bagian umum terkait usulan kebutuhan BMN yang telah disusun berdasarkan ketersediaan BMN dan kebutuhan BMN secara umum. Hasil pembahasan informal tiap seksi dapat dikaitkan dengan usulan rencana kebutuhan BMN yang dipaparkan oleh sub bagian umum. Jika terdapat perbedaan usulan dapat dibahas bersama untuk mempertimbangkan prioritas kebutuhan BMN KPPN Surabaya I yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Pembahasan tersebut bisa dibatasi untuk penentuan prioritas kebutuhan BMN berdasarkan kesepakatan seluruh pegawai KPPN Surabaya I. Sedangkan untuk anggaran kebutuhan BMN dapat dilakukan oleh sub bagian umum dengan memperhatikan standar biaya yang telah ditentukan pada tahun anggaran bersangkutan. Usulan ini penulis sampaikan dengan harapan dapat meningkatkan kualitas penyusunan rencana kebutuhan BMN agar kebutuhan BMN yang diusulkan benar-benar kebutuhan yang diprioritaskan untuk peningkatan tupoksi KPPN Surabaya I, bukan untuk menghabiskan anggaran negara.

3.      Meningkatkan kepekaan dan pola pikir kritis pegawai KPPN Surabaya I

      Permasalahan dalam penyusunan rencana kebutuhan BMN yang kurang tepat dapat diminimalkan dengan cara meningkatkan kepekaan dan pola pikir kritis pegawai KPPN Surabaya I. Menurut penulis, kepekaan terhadap kondisi dan kebutuhan BMN untuk dua tahun mendatang dapat meningkatkan ketepatan perkiraan yang dilakukan saat ini sehingga dapat meminimalkan terjadinya revisi DIPA dan revisi POK. Pola pikir kritis juga dapat menghasilkan kualitas perencanaan yang tepat karena pola pikir tersebut dapat mempertimbangkan berbagai faktor baik yang berasal dari internal ataupun eksternal. Seperti yang kita ketahui, salah satu pendekatan penganggaran yang ada di indonesia yaitu Kerangka pengeluaran Jangka Menengah (KPJM). KPJM ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu pedoman KPPN Surabaya I untuk memperkirakan kebutuhan BMN dua tahun mendatang. Selain itu, penentuan usulan kebutuhan BMN seharusnya juga mempertimbangkan wacana yang beredar saat ini. Hal tersebut dapat dijadikan sebagai antisipasi KPPN Surabaya I dalam menghadapi perubahan kebijakan di masa depan. Lingkungan perbendaharaan saat ini semakin gencar terkait pelaksanaan SPAN. KPPN Surabaya I seharusnya bisa lebih peka untuk menghubungkan penerapan SPAN dengan kebutuhan BMN. Selain itu juga harus lebih kritis dalam menentukan prioritas kebutuhan yang memang perlu disediakan untuk mendukung penerapan SPAN.

4.    Menganalisis tiap-tiap usulan rencana kebutuhan BMN sebelum disampaikan kepada DJPB pusat.

      Permasalahan terkait penentuan usulan rencana kebutuhan BMN dapat diatasi dengan menganalisis tiap-tiap usulan rencana kebutuhan BMN sebelum disampaikan kepada DJPB pusat. Pembahasan sebelumnya, penulis telah menjabarkan uraian terkait BMN yang dibutuhkan KPPN Surabaya I tahun anggaran 2012, 2013, dan 2014 berdasarkan penentuan usulan kebutuhan BMN dari sub bagian umum. Beberapa usulan kebutuhan BMN telah penulis kritisi sebagai BMN yang kurang patut untuk diusulkan. Salah satu BMN tersebut adalah P.C unit. Menurut penulis, P.C unit tidak perlu disampaikan sebagai usulan kebutuhan BMN dengan jumlah yang banyak bahkan menjadi usulan rutin tiap tahun. Hal ini akan menimbulkan ketidakefektifan penggunaan P.C unit. Menurut penulis, P.C unit sebaiknya tidak diusulkan sebagai usulan barang modal. KPPN Surabaya I dapat meningkatkan spesifikasi P.C unit dengan menggunakan anggaran pemeliharaan P.C unit dengan melakukan tukar tambah ataupun melakukan penggantian P.C unit. Penggunaan anggaran KPPN Surabaya I akan lebih efisien dan dapat menghindari adanya BMN idle.

      Tahun 2012, penulis mengkritisi usulan kebutuhan laptop yang akan digunakan pegawai untuk kegiatan dinas ke luar kota. Menurut penulis, kebutuhan laptop bukanlah prioritas kebutuhan KPPN Surabaya I. Usulan kebutuhan laptop seharusnya dialihkan ke prioritas kebutuhan yang tepat agar penggunaan anggaran menjadi efisien. Saat ini KPPN Surabaya I memiliki 6 unit laptop. Terkait kebutuhan kegiatan dinas ke luar kota, KPPN Surabaya I harus dapat menyiasati agar tidak terdapat kegiatan dinas ke luar kota secara bersamaan hingga melebihi 6 pegawai. Jika memang tidak dapat dihindarkan, pegawai dapat menggunakan laptop pribadi untuk keperluan dinas. Hal ini lebih efektif dibandingkan dengan mengajukan usulan kebutuhan laptop yang dapat menimbulkan BMN idle mengingat penggunaan laptop yang tidak digunakan secara rutin oleh pegawai KPPN Surabaya I. Terkait rencana penerapan mini TLC, KPPN Surabaya I sebaiknya melakukan perencanaan yang tepat untuk menentukan jumlah laptop yang dibutuhkan dalam rangka mendukung penerapan mini TLC. Menurut penulis, jumlah 6 unit laptop masih dapat mengkondisikan kegiatan mini TLC. BMN yang tersedia sebaiknya dioptimalkan terlebih dahulu. Jumlah ketersediaan BMN yang melebihi kebutuhan sebenarnya justru akan menimbulkan ketidakefektifan dalam pelaksanaan kegiatan. Oleh karena itu, KPPN Surabaya harus mampu memanfaatkan ketersediaan laptop seoptimal mungkin dalam pelaksanaan mini TLC nanti.

      Pada tahun 2014, usulan kendaraan dinas menjadi sorotan utama penulis dalam mengkritisi efisiensi pengusulan kebutuhan BMN. Sama seperti permasalahan KPPN Surabaya I tahun 2012, usulan kebutuhan kendaraan dinas masih belum diperlukan karena ketersediaan kendaraan dinas saat ini masih dalam kondisi baik. KPPN Surabaya I sebaiknya mengoptimalkan penggunaan kendaraan dinas tersebut untuk keperluan dinas. KPPN mobile perlu peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan agar nilai manfaatnya makin dirasakan oleh satker. Kendaraan dinas yang tersedia masih mampu menjalankan kegiatan KPPN mobile sehingga usulan kebutuhan kendaraan dinas sebaiknya tidak disampaikan kepada DJPB pusat.

5.   Menerbitkan peraturan internal yang mengikat bagi instansi pemerintah yang berada di lingkungan GKN I.

      Menurut penulis, Suatu lingkungan yang di dalamnya terdapat lebih dari satu instansi pemerintah seharusnya terdapat peraturan yang mengikat secara tegas agar tidak menimbulkan konflik internal. Oleh karena itu, lingkungan GKN I sebaiknya memiliki peraturan tegas terkait ketentuan dan kebijakan internal yang diberlakukan secara mengikat kepada instansi yang berkedudukan di GKN I misalnya KPPN Surabaya I, kanwil DJPB Jawa Timur, KPP Krembangan, dan KPKNL. Peraturan tersebut dapat berupa Standard Operating Prosedures (SOP) yang mengatur berbagai kebijakan yang menyangkut kepentingan bersama. Dengan adanya prosedur yang jelas, instansi di lingkungan GKN I dapat menjalankan tupoksi masing-masing tanpa menimbulkan benturan kepentingan. Salah satu peraturan yang diperlukan GKN I saat ini adalah peraturan terkait pengelolaan BMN internal. Hal ini dapat dijadikan prosedur bagi instansi yang berkedudukan di GKN I untuk memperoleh hak pakai yang sah agar dapat digunakan sepenuhnya untuk pelaksanaan tupoksi. Permasalahan terkait pemindahtanganan ruangan di lantai IV antara KPPN Surabaya I dengan kanwil DJPB Jawa Timur dapat terselesaikan dengan adanya peraturan ataupun SOP yang seharusnya diterbitkan oleh GKN I. Peraturan atau SOP tersebut akan menghasilkan dokumen resmi pemindahtanganan yang mampu menghindarkan persengketaan antar instansi di lingkungan GKN I.

6.      Menyusun alternatif pemanfaatan ruang tambahan

      Perencanaan yang belum pasti pada penggunaan ruang tambahan KPPN Surabaya I sebaiknya ditidaklanjuti dengan memulai menyusun perencanaan yang tepat agar nantinya tidak menimbulkan ketidakefektifan dalam penggunaan BMN. Selain itu, KPPN Surabaya I juga dapat menyusun beberapa alternatif penggunaan ruang tambahan agar dapat memperoleh nilai manfaat yang maksimal. Alternatif penggunaan tersebut diharapkan mampu mengoptimalkan BMN yang telah didapatkan dan mampu meningkatkan pelaksanaan tupoksi KPPN Surabaya I.

      Alternatif penggunaan yang dapat penulis sampaikan salah satunya yaitu menggunakan ruang tambahan tersebut tidak hanya untuk keperluan seksi Vera. Berdasarkan pertemuan Gugus Kendali Mutu (GKM) pada awal bulan Juli lalu, KPPN Surabaya I menjelaskan bahwa akan ada perubahan struktur organisasi KPPN terkait penerapan SPAN di lingkungan perbendaharaan. Saat ini KPPN terdiri dari sub bagian umum, seksi pencairan dana I, pencairan dana II, seksi bank/giro pos, dan seksi verifikasi dan akuntansi. Setelah penerapan SPAN, KPPN akan memiliki seksi baru yaitu seksi manajemen satker dan kepatuhan internal yang menggantikan seksi pencairan dana II. Dengan adanya wacana seperti ini, penulis memberikan alternatif penggunaan ruang tambahan untuk keperluan seksi manajemen satker dan kepatuhan internal terutama dalam pelaksanaan tugas untuk melakukan pembinaan dan bimbingan teknis pengelolaan perbendaharaan. Menurut penulis, pelaksanaan tugas tersebut akan membutuhkan ruangan yang cukup luas dan terpisah dari ruang operasional ataupun ruang pelayanan agar satker yang mendapatkan pembinaan dan bimbingan teknis dapat memahami dan menyerap pengetahuan yang diperolehnya. Oleh karena itu, dibutuhkan ruangan khusus yang di tata sedemikian rupa agar satker merasakan kenyamanan sehingga kegiatan pembinaan dan bimbingan teknis menjadi optimal.

      Terkait tata ruang yang masih belum direncanakan, KPPN Surabaya I seharusnya memiliki gambaran kasar tentang susunan ruang tambahan. Hal ini dimaksudkan apabila renovasi ruangan telah selesai, KPPN Surabaya I tidak kebingungan untuk mulai menempatinya. Jika tidak ada rencana tata ruang sejak awal, ruang tambahan tersebut akan cenderung idle akibat tidak langsung dimanfaatkan oleh KPPN Surabaya I. Rencana tata ruang sangatlah penting terutama dalam menentukan barang-barang yang akan dipindahkan dari ruang operasional ataupun ruang pertemuan. Selain itu juga, penggunaannya harus bisa diperjelas misalnya penentuan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan yang akan dialihkan ke ruang tambahan. Pertimbangan seperti ini akan menghasilkan penggunaan ruang tambahan yang efisien.

7.  Mencantumkan asal perolehan BMN yang dikuasai KPPN Surabaya I ke dalam laporan barang kuasa pengguna semesteran.

       Pemisahan perolehan BMN yang dikuasai KPPN Surabaya I perlu dilakukan dalam laporan barang kuasa pengguna semesteran. Menurut penulis, pemisahan perolehan BMN ini perlu dilakukan agar laporan barang kuasa pengguna semesteran menjadi lebih komprehensif sehingga tidak ada kerancuhan bagi pihak lain dalam mengamati ketersediaan BMN KPPN Surabaya I. KPPN Surabaya I dapat mencantumkan keterangan asal perolehan pada laporan barang kuasa pengguna semesteran sehingga pihak berkepentingan dapat mengetahui secara langsung asal perolehan BMN tanpa harus meminta data dokumen bukti perolehan BMN.